MJCACHÓN

Trucos y Tips para Excel

Hoy traemos un post con trucos y tips de utilidad para Excel, que se puede aplicar en el día a día a distintas áreas de marketing online, no descubro nada ni siquiera es algo que se pueda considerar “avanzado”, para tal caso, os recomiendo que leáis este post de Estela.

A ello voy, este blog ya contaba alguna cosa relacionada con Excel y Marketing Online, incluso en este otro de Excel y SEO, feel free de cotillear ambos :)

Quitar caracteres de una celda

Se me ocurre que queramos pulir una parte de una cadena de texto, ubicada en una celda, del que conocemos su extensión en caracteres.

Imaginemos, en el ámbito SEO, ¿cuántos listados de urls pasarán por nuestras manos a diario?

En algunas ocasiones, el manejo de los datos se hace mucho más ágil omitiendo parte de las urls, por ejemplo cargándonos la parte de “http://”.

Podemos usar la forma tradicional para pulir estos caracteres de todas las urls:

  1. Seleccionamos la columna donde tenemos las urls
  2. Buscar y Reemplazar, Control + F (o Control + B). Introducimos “http://”.
  3. Y lo reemplazamos por nada, es decir, no escribimos nada ni siquiera un espacio. Nada.

Esta secuencia se aplicará a la columna que tenemos seleccionada y nos eliminará esos caracteres de dichas celdas.

Tanto en Excel standard, como Excel para Mac, como Google Spreedsheat, es una maniobra sencilla de llevar a cabo.

buscar y reemplazar excel

buscar reemplazar google spreadsheets

En cambio, si queremos mantener la columna original y añadir una extra, con la url sin “http://”, pues podemos hacer uso de las siguientes funciones o fórmulas:

=DERECHA(texto;num_de_caracteres)

Pintará en la celda, el fragmento de texto correspondiente a la coincidencia del número de caracteres que introduzcamos empezando por el lado indicado, es decir, siguiendo el ejemplo, si pusiéramos =izquierda(E3;7),en la celda se pintaría “online/”, que es el fragmento que corresponde con ese número de caracteres.

 

formula derecha excel

 

 

 

 

 

 

=IZQUIERDA(texto;num_de_caracteres)

 

Pintará en la celda, el fragmento de texto correspondiente a la coincidencia del número de caracteres que introduzcamos empezando por el lado indicado, es decir, siguiendo el ejemplo, si pusiéramos =izquierda(E3;7),en la celda se pintaría “http://”, que es el fragmento que corresponde con ese número de caracteres.

En Excel para Mac, la función se llama IZDA(texto;num_de_caracteres)

En Google Spreadsheets, la función de llama LEFT(texto;num_de_caracteres)

formula izda google screadsheets

 

=LARGO(texto)

Cuenta el número de caracteres de una celda, incluyendo espacios.

En Google Spreadsheets, la función de llama LEN(texto)

 

Y combinando todo esto, para seguir con el ejemplo de “pulir” la parte de “http://”, usaríamos:

 

=DERECHA(texto; LARGO(texto)-num_de_caracteres)

 

quitar caracteres excel

 

Ahora bien, por poner otro ejemplo, si lo que quisiéramos fuera obtener el path de la home, de estas urls, es decir, pulir lo que va de “/” en adelante, podemos añadir a estas funciones, una más,

=ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;num_inicial)

  • texto_buscado: vamos a decirle que busque el slash “/”, para que a partir de dicho caracter, no se añada lo que va a continuación.
  • dentro_del_texto: la celda donde hacemos la búsqueda.
  • num_inicial: desde qué posición queremos que esta función encuentre el caracter que le hemos dicho. En nuestro caso, como hay más de un “slash”, vamos a decirle que empiece a contar desde el caracter 8 o 9, que corresponde a sumar los caracteres de http o https, posibilidades que tendríamos en nuestra lista de urls.

En Google Spreadsheets la función es FIND.

En Excel para Mac:

pulir urls home excel mac

 

En Google Spreadsheets:

pulir urls home google spreadsheets

Extraer caracteres de una celda

Otra cosa muy usual es la necesidad de extraer datos o trozos de un texto, muy similar a lo que comentábamos anteriormente, pero sin hacer uso de funciones IZQUIERDA o DERECHA.

Primero le vamos a decir que “encuentre” el caracter clave de nuestra búsqueda, y luego, que extraiga lo que nos interesa.

Por ejemplo, tenemos una lista de correos, o una lista de usuarios de Twitter. Podemos usar ambos ejemplos en la misma línea.

  1. Queremos obtener el dominio raiz de dichos correos electrónicos para analizar las urls.En este caso, usaremos la función anterior “ENCONTRAR”, combinada con:

    EXTRAE(texto;posición_inicial;núm_de_caracteres)

    texto: la celda de donde queremos extraer los caracteres
    posición_inicial: en este caso, no tenemos restricción acerca de la posición
    núm_de_caracteres: no sabemos lo que va a ocupar el dominio y la extensión del correo electrónico, por tanto podemos poner un número lo suficientemente alto, como para que cualquier dominio sea extraido, por muy largo que sea.

    En Google Spreadsheets la función es MID.

    Y la función combinada quedaría así:

    =EXTRAE(texto;ENCONTRAR(“@”;texto;1)+1;100)

    extraer excel

  2. Queremos comprobar si existen dominios libres “exact match” con los usuarios Twitter de nuestra lista.Vamos a usar el mismo razonamiento de los puntos que llevamos descritos, y añadimos una función ultra-usada en el mundo del marketing online:

    =CONCATENAR(texto1; texto2;…)

    Esta función nos ayuda a unir hasta un máximo de 255 cadenas de texto, en una sola.
    En Google Spreadsheets la función es CONCATENATE.

    Pues bien, usamos la combinación de fórmulas, del mismo modo, pretendemos que excel, una vez encuentre la cadena que va después de “/”, la extraiga y la concatene con el TLD “.com”.

    encontrar extraer concatenar excel

    Posteriormente podríamos llevarnos el listado a una herramienta bulk domain cheker (http://es.godaddy.com/bulk-domain-search.aspx) y comprobar la disponibilidad de los dominios

 

Quitar el último carácter de una celda

Por ejemplo, las urls que acaban en “/”, queremos pulir un listado enorme de urls, que unas acaban en slash y otras no.

Pues con esta combinación de fórmulas, quitamos el último elemento de la celda

=EXTRAE(A1,1,LARGO(A1)-1)

 

Ahorrar tiempo concatenando

Con esta función podríamos contar muchísimos recursos que crear o situaciones en las que ahorrar tiempo.

Un ejemplo típico es construir un formulador de keywords, en situaciones en los que contamos con productos y servicios muy claros, o contamos con muchas ubicaciones donde los contenidos se nos pueden multiplicar y la keyword research, también.

concatenar excel

También podríamos valernos de esta fórmula para la prospección de sitios web o hacer investigaciones relacionadas con outreach para link building.

Y un tercer caso, podría ser elaborar meta etiquetas, es decir, crear variantes de titulos y descripciones, para las distintas páginas, de una forma semi-automatizada, y luego revisar y limpiar.

En campañas Adwords, también se podrían crear ADs, concatenando keyword con titulo y con url visible, por ejemplo.

 

Tener el nivel de url de una lista

Puedes añadir un campo extra para tus mapeados de urls, que exprese el nivel de la url, es decir, cuan profunda es la url.

Este dato te puede ser útil para en muchas situaciones en proyectos web, la fórmula es:

=SUMA(LARGO(J2)-LARGO(SUSTITUIR(J2;”/”;””)))/LARGO(“/”)+SUMA(LARGO(J2)-LARGO(SUSTITUIR(J2;”=”;””)))/LARGO(“=”)-2

Obviamente, donde dice J2, estará tu primer dato :)

deept path nivel url excel

Contar las palabras de una cadena

Esta es bastante maja para saber cuántas palabras tiene una query, por ejemplo “kitesurf segunda mano”, tiene 4 palabras, pues imagina un listado enorme de querys o cadenas, y que puedas arrastrar para extraer instantáneamente el número.

=SI(LARGO(ESPACIOS(E19))=0;0;LARGO(ESPACIOS(E19))-LARGO(SUSTITUIR(E19;” “;””))+1)

Un modo de catalogar estrategias de keywords, en mid, short y long tail, de forma muy básica

contar palabras de una query en excel

Formatear texto: minúsculas y mayúsculas

Unas funciones muy interesantes y simples, que nos pueden ayudar en distintas tareas.

=NOMPROPIO(texto)

Capitaliza todas las palabras que componen la cadena de texto, es decir, pone en mayúscula la primera letra de cada palabra.

En Google Spreadsheets, la función es PROPER

=MINUSC(texto)

Convierte en minúsculas todas las letras.

En Google Spreadsheets, la función es LOWER

=MAYUSC(texto)

Convierte en mayúsculas todas las letras.

En Google Spreadsheets, la función es UPPER

Por ejemplo, si estamos manejando información relativa a campañas Adwords, lo referente a copys y creatividades, podríamos hacer uso de la primera función, para crear ADs capitalizados y ver si tienen mayor impacto en CTR, versus anuncios con títulos sin capitalizar.

capitalizar texto excel

Por otro lado, el manejo de grandes cantidades de keywords, podría originarnos duplicidades, por ejemplo, en lo referente a herramientas o programas que usemos que distingan mayúsculas de minúsculas.

Es el caso de Positionly, herramienta de rankings con limitación por keyword, lo ideal antes de subir keywords a monitorizar a esta tool, es pulir los listados (mayus/minusc) y eliminar duplicados, para no despilfarrar cuotas.

minusculas excel

Poner la inicial de una cadena de texto en mayúscula

Si lo que quieres hacer es poner SOLO una letra en mayúscula, la inicial, la función NOMPROP (o PROPER en inglés), no te sirve, pues como ya hemos visto, te capitalizará todas las iniciales de las palabras que compongan la cadena.

La solución es usar esta combinación de funciones, para mantener en mayúscula la primera letra, la inicial, de la frase o cadena completa.

 

=MAYUSC(IZDA(A3;1))&MINUSC(DERECHA(A3;LARGO(A3)-1))

Sustituye A3, por la celda en la que tengas tus datos :)

Gracias a Jorge de ExcelParaFinanzas.es :)

 

Por hoy, esto es todo, si se os ocurre algún otro uso, ¡comentad!

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